Schulverwaltung
Agilität in der Schulverwaltung – wie kann das gelingen? Welche Chancen bietet agiles Arbeiten? Mehr dazu erfahren Sie hier.
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Agilität in der (Schul-)Verwaltung
Welche Chancen bietet agiles Arbeiten in der Verwaltung? Wir haben sechs Gründe aufgelistet, die deutlich machen, wie Agilität die Arbeit in der Organisation beflügeln kann1:
#1 Agiles Arbeiten unterstützt die Anpassungs- und Reaktionszeit
In klassischen Organisationen wird üblicherweise sehr zeitnah ein möglichst großer Detailgrad in der Planung angestrebt, um möglichst Prognosen über die Machbarkeit, etwaige Probleme, Zeitpläne, benötigte Ressourcen und entstehende Kosten zu erhalten. Bereits frühzeitig braucht es dabei Ressourcen für die Planung. Treten jedoch Änderungen oder unerwartete Probleme auf, muss aufwändig umorganisiert werden oder aber es müssen Möglichkeiten gefunden werden, um zum ursprünglichen Plan zurückzufinden. Das macht diese Art der Organisation unflexibel und die Planung oftmals ineffizient. Nicht selten sind Projektpläne durch geänderte Randbedingungen schon vor ihrer Fertigstellung wieder obsolet. In agilen Ansätzen wird stattdessen am Anfang möglichst grob geplant und der Detailgrad immer erst nach Bedarf und Fortschritt erhöht. Es wird versucht, nur detailliert zu planen, was auch wirklich abschätzbar ist – was zu einer iterativen und vor allem kurzfristigen Planung führt. Dies verhindert, dass große Aufwände in Planungen gesteckt werden, die möglicherweise wieder verworfen werden müssen. Auch ermöglicht es dem Projektteam, kurzfristig Anpassungen an neue Rahmenbedingungen vorzunehmen, also agil zu agieren.
#2 Agilität beschleunigt innovatives Denken und Arbeiten
Durch Agilität lassen sich Innovationen fördern. Denn einerseits arbeiten in den sogenannten cross-funktionalen Teams oft Menschen mit unterschiedlichsten Fähigkeiten und Mentalitäten zusammen. Durch den regelmäßigen gegenseitigen Austausch lassen sich Probleme also von ganz unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten – die „Betriebsblindheit“ wird deutlich reduziert. Darüber hinaus wird durch diese Art der Zusammenarbeit jedes Teammitglied darin gefordert, auch über den eigenen „Tellerrand“ hinauszuschauen, was vor allem für Verbesserungen im Schnittstellenbereich relevant ist. Ein weiterer Einflussfaktor ist die in einer agilen Verwaltung geförderte Eigenverantwortung. Mitarbeitende sollen eigenverantwortlich arbeiten und die Freiheit haben, Dinge anders zu tun und potenzielle Verbesserungen einzubringen. Wichtig hierfür ist die Etablierung einer entsprechenden Vertrauens- und Fehlerkultur, welche die Mitarbeitenden darin bestärkt, ihre Verbesserungsideen einzubringen.
#3 Agiles Arbeiten reduziert das „Silodenken“
Oftmals sind Behörden und Verwaltungen in fachspezifische Abteilungen unterteilt. Mitarbeitende sind ausschließlich für ihr Themengebiet zuständig, für das sie das Expert:innenwissen besitzen – ein Ansatz, der durchaus seine Berechtigung findet. Denn innerhalb der Abteilung wird so ein gegenseitiger Wissensaustausch gefördert, Personen werden gut eingearbeitet und es ergeben sich zahlreiche Synergien durch ähnliche Tools oder Bedürfnisse an die Arbeit. Diese Struktur befördert oftmals die Entstehung hoch spezialisierter Mitarbeitender, die effizient ihre Arbeit erledigen können. Sie führt aber auch zum sogenannten „Silodenken“. Das heißt, die jeweiligen Gruppen oder Abteilungen kennen nur ihre eigenen Aufgaben, Probleme und Lösungsansätze und agieren meist nur in ihrem Arbeitsgebiet. Hier bietet Agilität in der Verwaltung, z. B. durch die Etablierung cross-funktionaler Teams, gute Möglichkeiten, um das Bewusstsein für die Arbeit der anderen Abteilungen zu verbessern. Oftmals wird hierfür eine sogenannte Matrixorganisation eingeführt, innerhalb derer sich agile Methoden relativ gut umsetzen lassen, ohne die Vorteile von fachspezifischen Abteilungen komplett aufzugeben.
#4 Agilität erhöht die Motivation und Identifikation mit der Arbeit
Agilität kann die Motivation der Mitarbeitenden steigern und zu einer deutlich höheren Identifikation mit der eigenen Arbeit führen. Denn einerseits führen die kürzeren Planungsintervalle (Sprints) dazu, dass eine zuverlässigere Planung stattfindet, was zur Folg hat, dass sich Ziele auch deutlich öfter wie geplant erreichen lassen. Diese Erfolgserlebnisse können die Motivation steigern. Durch die Unterteilung der Aufgaben in kleinere Aufgabenpakete und Teilziele gibt es außerdem deutlich mehr solcher Erfolgserlebnisse während eines gesamten Projekts. Auch die gestiegene Verantwortung der einzelnen Mitarbeitenden kann zu einer höheren Motivation führen. Denn durch die Möglichkeit, mit eigenen Entscheidungen direkt auf den Projekterfolg einzuwirken, stärkt die Verbundenheit mit dem Projekt. Und: Das Arbeiten in cross-funktionalen Teams stärkt die Entstehung eines Wir-Gefühls, welches ebenfalls zur Motivation der Projektbeteiligten beiträgt.
#5 Agiles Arbeiten unterstützt eine positive Fehlerkultur
Ein wichtiger Bestandteil einer agilen Vorgehensweise ist eine positive Fehlerkultur. Der Gedanke, sich stetig zu verbessern, steht dabei im Vordergrund. Im Rahmen einer Agilen Verwaltung bekommen die Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen und können folglich eigenständiger arbeiten. Dadurch kann es jedoch auch zu mehr Fehlern kommen. Denn die Kontrolle durch eine Führungskraft wird zurückgefahren und die Mitarbeitenden sind angehalten, ihre eigenen Ideen einzubringen und Neues auszuprobieren. In diesem Kontext ist es daher wichtig, einen offenen Umgang mit gemachten Fehlern zu etablieren. Statt Sanktionen sollte im Rahmen einer Retrospektive oder einer »Lessons Learned«-Veranstaltung die Aufarbeitung der identifizierten Fehler erfolgen. Dabei sollen die Ursachen gefunden und Maßnahmen zur zukünftigen Fehlervermeidung getroffen werden. Durch einen positiven Umgang kann so nicht nur jeder Fehler zur Verbesserung genutzt werden, sondern den Mitarbeitenden wird es auch automatisch leichter fallen, sich zu entfalten und kreative Ideen einzubringen.
#6 Agile Ansätze fördern den Wissensaustausch unter den Mitarbeitenden
Auch der Wissensaustausch unter den involvierten Kolleg:innen lässt sich durch Agilität steigern. Denn durch den bereits genannten Abbau des Silodenkens und das Arbeiten in cross-funktionalen und möglichst selbstständig agierenden Teams müssen Mitarbeitende in agilen Teams deutlich breiter gefächerte Aufgabengebiete abdecken und bekommen somit mehr Einblicke in die Arbeit ihrer Kolleg:innen. Dies führt dazu, dass mehr Redundanzen im Unternehmen bzw. in der Verwaltung entstehen. In Organisationen mit klassischer, hierarchischer Struktur bilden sich oftmals Spezialisten für verschiedene Unterthemen aus, die Aufgaben entsprechend des Themas bearbeiten. Mitarbeitende mit einem breiteren Wissen sind hingegen universeller einsetzbar und können sich gegenseitig besser vertreten.
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Ein Blick in die Praxis: Arbeiten mit eduScrum®
eduScrum ist eine Variante von Scrum für alle Arten von Unterricht, bei der Lernerteams innerhalb eines festen Rhythmus Aufgaben bearbeiten. Dabei planen und bestimmen sie ihre Aufgabenschritte selbst. Die Lehrperson legt das Lernziel fest und steht als Coach zur Seite. Die Lernenden übernehmen in der Selbstorganisation Ihrer Teams die Verantwortung für ihren Lernprozess.
eduScrum® nutzt die wirkungsvollen Meetings, Rollen und Tools von Scrum. So gibt das teameigene Scrumboard den Schüler:innen einen Überblick und eine Struktur, um die Gruppenarbeit transparent zu halten. Jede Stunde startet mit einem Stand-Up, welches für Fokus und Bindung innerhalb des Teams sorgt und die Schüler:innen in den richtigen Arbeitsmodus versetzt. Die Retrospektive hilft den Lernenden, ihre Arbeitstaktik kontinuierlich zu verbessern – und zwar nicht nur hinsichtlich des Fachinhalts. Die Schüler:innen werden sich Stück für Stück ihrer eigenen Qualitäten bewusst. Somit ist eduScrum® ein Rahmenwerk für co-kreative Prozesse und deren Unterstützung.
Willy Wijnands, Erfinder und Gründer von eduScrum®, zeigte in seinem Impulsvortrag auf, wie Schulentwicklung direkt beim Lernenden beginnen kann. Der Impuls wurde aufgezeichnet und steht Ihnen nachfolgend zur Verfügung.